Mitä asiakirjoja yhtiökokouksessa pitää olla saatavilla?
Yhtiökokouksessa on lain mukaan oltava saatavilla tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus sekä hallituksen ehdotukset kokouksessa käsiteltävistä asioista. Nämä asiakirjat koskevat kaikkia asunto-osakeyhtiöitä varsinaisessa yhtiökokouksessa. Alla käymme läpi tarkemmin, mitä asiakirjoja vaaditaan, milloin ne on toimitettava ja mitä tapahtuu, jos jokin asiakirja puuttuu.
Mitkä asiakirjat on lain mukaan esitettävä yhtiökokouksessa?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan varsinaisessa yhtiökokouksessa on oltava saatavilla tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus sekä hallituksen ehdotukset kokouksessa päätettävistä asioista. Nämä muodostavat pakollisen asiakirjavähimmäistason jokaisessa varsinaisessa yhtiökokouksessa.
Käytännössä asiakirjapaketti koostuu useimmiten seuraavista:
- Tilinpäätös – tuloslaskelma ja tase, jotka kuvaavat taloyhtiön taloudellista tilannetta
- Toimintakertomus – hallituksen katsaus kuluneeseen tilikauteen ja taloyhtiön toimintaan
- Tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus – riippuu siitä, onko yhtiössä tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja
- Hallituksen ehdotukset – esimerkiksi ehdotus vastikkeiden suuruudesta ja talousarviosta tulevalle kaudelle
- Kunnossapitotarveselvitys – selvitys seuraavan viiden vuoden merkittävistä kunnossapitotarpeista
Kunnossapitotarveselvitys on erityisen tärkeä asiakirja myös asuntokaupan näkökulmasta. Sp-Kodin välittäjät korostavat, että hyvin laadittu ja ajantasainen selvitys antaa ostajalle selkeän kuvan tulevista kustannuksista ja voi parhaimmillaan nostaa asunnon arvoa poistamalla epävarmuutta. Hyvän välitystavan mukaisesti välittäjän on kerrottava ostajalle myös sellaisista remonteista, jotka ovat varmuudella tulossa, vaikka lopullista rahoituspäätöstä ei olisi tehty.
Kuinka kauan ennen kokousta asiakirjojen pitää olla saatavilla?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiökokouksessa käsiteltävät asiakirjat on pidettävä osakkaiden nähtävänä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Tämä tarkoittaa, että osakkaat saavat riittävästi aikaa tutustua materiaaleihin ennen kuin he tekevät päätöksiä kokouksessa.
Käytännössä kahden viikon sääntö koskee erityisesti tilinpäätösasiakirjoja ja hallituksen ehdotuksia. Asiakirjat on toimitettava osakkaalle pyydettäessä tai pidettävä saatavilla esimerkiksi isännöitsijän toimistolla tai taloyhtiön sähköisessä järjestelmässä. Kokouskutsussa on yleensä ilmoitettava, mistä asiakirjat ovat saatavissa.
Jos osakkaalle lähetetään kokouskutsu postitse tai sähköisesti, asiakirjat voidaan toimittaa samassa yhteydessä. Olennaista on, että osakkaat voivat tutustua materiaaleihin hyvissä ajoin ennen kokousta, eikä tieto tule yllätyksenä vasta kokoussalissa.
Missä muodossa asiakirjat voidaan toimittaa osakkaille?
Yhtiökokouksen asiakirjat voidaan toimittaa osakkaille joko paperisina tai sähköisessä muodossa. Sähköinen toimittaminen on sallittua, jos osakas on antanut siihen suostumuksensa. Asiakirjat voidaan myös pitää nähtävänä taloyhtiön tai isännöitsijän verkkosivuilla tai sähköisessä portaalissa.
Käytännössä toimitustavat jakautuvat kolmeen päämuotoon:
- Paperinen toimitus – asiakirjat lähetetään kirjeenä tai jaetaan kokouskutsun yhteydessä
- Sähköinen toimitus – asiakirjat lähetetään sähköpostitse tai ladataan taloyhtiön digitaaliseen palveluun
- Nähtävilläpito – asiakirjat ovat saatavilla isännöitsijän toimistolla tai sovitussa paikassa, ja osakas voi pyytää niistä kopion
Taloyhtiöiden digitalisoituminen on lisännyt sähköisten toimitustapojen käyttöä merkittävästi. Monilla taloyhtiöillä on käytössään isännöintiportaali, johon kaikki kokoukseen liittyvä materiaali ladataan etukäteen. Tämä helpottaa osakkaiden valmistautumista ja vähentää paperinkulutusta. Tärkeintä on varmistaa, että jokainen osakas tosiasiallisesti pääsee asiakirjoihin käsiksi valitulla toimitustavalla.
Tarvitaanko varsinaisessa ja ylimääräisessä yhtiökokouksessa samat asiakirjat?
Ei tarvita. Varsinainen ja ylimääräinen yhtiökokous eroavat toisistaan merkittävästi asiakirjavaatimusten osalta. Varsinaisessa yhtiökokouksessa on aina käsiteltävä tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja kunnossapitotarveselvitys. Ylimääräisessä yhtiökokouksessa asiakirjavaatimukset määräytyvät kokouksessa käsiteltävien asioiden mukaan.
Varsinainen yhtiökokous pidetään kerran vuodessa, yleensä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Se on lakisääteinen kokous, jossa käydään läpi taloyhtiön talous ja päätetään tulevasta toiminnasta. Tästä syystä siihen liittyy laaja ja tarkasti määritelty asiakirjavelvoite.
Ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle tarvittaessa, kun on tehtävä päätöksiä, jotka eivät voi odottaa seuraavaan varsinaiseen kokoukseen. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi suuren remontin rahoituspäätös tai yhtiöjärjestyksen muuttaminen. Kokouksessa on oltava saatavilla ne asiakirjat, jotka liittyvät käsiteltäviin asioihin, kuten hallituksen kirjallinen ehdotus tai tarjoukset remonttiurakoitsijoilta.
Mitä tapahtuu, jos pakollinen asiakirja puuttuu kokouksesta?
Jos pakollinen asiakirja puuttuu yhtiökokouksesta, tehty päätös voidaan moittia tuomioistuimessa. Asunto-osakeyhtiölain mukaan osakas voi nostaa moitekanteen, jos kokouksessa on menetelty lain tai yhtiöjärjestyksen vastaisesti. Moitekanne on nostettava kolmen kuukauden kuluessa päätöksestä.
Käytännössä puuttuva asiakirja ei automaattisesti tarkoita, että kaikki kokouksen päätökset mitätöityvät. Tuomioistuin arvioi, onko puute ollut niin olennainen, että se on vaikuttanut päätöksentekoon tai loukannut osakkaan oikeuksia. Jos tilinpäätös on puuttunut kokonaan eikä osakkailla ole ollut mahdollisuutta arvioida taloyhtiön taloudellista tilannetta, moitekanteen menestyminen on huomattavasti todennäköisempää kuin tilanteessa, jossa jokin vähäisempi liite on jäänyt toimittamatta.
Pohditko, miten taloyhtiösi tulevat remontit tai yhtiökokouksen päätökset vaikuttavat oman asuntosi arvoon? Kutsu Sp-Kodin välittäjä arviokäynnille. Tunnemme alueesi taloyhtiöt ja autamme sinua tekemään oikeat ratkaisut.